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Comment faire de l’accompagnement au changement grâce aux fonctionnalités d’Ekooni ?

Le changement est très souvent mal vécu par les membres d’une entreprise. Il peut être bouleversant et déstabilisant car il va modifier le quotidien d’une entreprise avec de nouvelles technologies, de nouvelles méthodes de travail, ou encore une nouvelle organisation. Combattre la résistance au changement requiert également une attention particulière. C’est pourquoi mettre en place un management et un accompagnement de proximité est la meilleure solution pour mener à bien les changements nécessaires et s’adapter aux évolutions de son environnement.

1. Communication et prévention : informer sur le changement

Communiquez de manière globale sur les changements à venir est la toute première chose à faire. Cela laissera le temps aux membres de votre organisation de prévoir ce qui va changer pour eux et de se préparer aux éventuelles difficultés. Même si cela doit vous prendre du temps à tout détailler, il est important de le faire afin que vos collaborateurs disposent de toutes les informations et puissent anticiper.

Cette phase de communication doit subvenir bien avant le projet de changement. Ajoutez qu’il y aura des réunions et des personnes pour les accompagner dans votre communication.


Dans votre Back-Office Ekooni, vous allez créer un communiqué. L’avantage du communiqué, c’est de pouvoir bloquer tout commentaire, ainsi les premières résistances au changement pourront être prochainement traitées au cas par cas. Pour commencer, constituez un groupe composé de l’ensemble des membres de votre organisation en vous rendant dans l’onglet « CRM » puis dans « Groupes ». Appelez, par exemple, votre nouveau groupe « Communication interne ». Cliquez ensuite sur « MARKETING » puis sur « Communiqués ». Ajoutez un nouveau communiqué, renseignez toutes les informations liées au projet de changement et partagez le avec le groupe précédemment créé. Dans le descriptif du communiqué, insistez sur l’inéluctabilité du changement et rassurez les membres de votre organisation en précisant que tout se fera par étape afin que tout le monde s’y adapte.


2. Identifier les forces en présence et les personnes pilotes du changement

Organisez une réunion en invitant les individus qui sont susceptibles d’être « ambassadeurs » du changement.

Lors de la réunion, nommez des personnes qui seront les pilotes du changement selon leurs compétences et dans chacun des services. S’il vous est capable d’identifier les personnes qui ont le pouvoir de résister au changement, n’hésitez pas à collaborer avec eux et de les impliquer dans la conduite du changement dès à présent en les nommant personnes pilotes.

Encouragez chacun à échanger les meilleures pratiques/idées pour que le projet de changement se déroule bien.


Dans votre Back-Office Ekooni, vous allez tout d’abord décider qui seront les potentiels acteurs du changement.

Formez un groupe de collaborateurs/contacts dans l’onglet « CRM » puis « Groupes » que vous pouvez appeler par exemple « Ambassadeurs du changement ».

Rendez-vous ensuite dans l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions » pour créer une nouvelle réunion. Appelez votre réunion « Nomination des ambassadeurs du changement et débat/brainstorming sur la conduite du changement » Invitez le groupe de travail précédemment créé puis proposez différents créneaux afin d’avoir la participation de tous les collaborateurs.


Envoyez le rapport de la réunion avec en priorité les noms des personnes qui seront les acteurs dans l’accompagnement du changement.


Dans votre Back-Office Ekooni, rédigez un rapport que vous communiquerez à l’ensemble des collaborateurs en cliquant sur « Créer une note ». Nommez votre rapport « Compte-rendu de la réunion pour la nomination des ambassadeurs du changement ». Enfin partagez le rapport avec l’ensemble des membres de votre organisation, le groupe « Communication interne ».


Modèle de compte-rendu de la réunion :

Objectif de la réunion : Nomination des personnes pilotes du changement. Mettre en place des pratiques et moyens efficaces pour la conduite du changement.

Date de la réunion :

Liste des participants :

Tierces personnes : (Ajoutez ici les personnes concernées et n’ayant pas participé)

Sujets abordés :

  • Les personnes pilotes du changement seront
  • Il a été défini les moyens et pratiques suivantes

(Précisez ici quel rôle tiendra chacun des collaborateurs à la suite de la réunion)

Date et lieu de la prochaine réunion :

Remarques et commentaires :

3. Diviser pour mieux changer

Demandez aux personnes pilotes de constituer des groupes en fonction de ce qui va changer pour les uns et les autres. Chacun des groupes sera donc géré par une personne qualifiée chargée de les accompagner. De cette façon, leur présenter uniquement les changements les concernant sera plus simple.


Dans votre Back-Office Ekooni, formez des groupes de collaborateurs/contacts dans l’onglet « CRM » puis « Groupes ». Ajoutez les personnes pilotes en tant que collaborateurs pour qu’eux même puissent créer des groupes. Evidemment une même personne peut être présente dans plusieurs groupes. Une fois les groupes constitués, vous allez pouvoir commencer votre communication et votre accompagnement en ciblant ce qui changera pour chacun, inutile que tout le monde soit au même niveau d’information, ils doivent se concentrer sur ce qui va changer dans leur quotidien..


Chacune des personnes pilotes organisera une réunion d’équipe pour leur détailler les changements à venir.


Dans votre Back-Office Ekooni, rendez-vous dans l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions » pour créer une nouvelle réunion. Appelez votre réunion « Réunion d’équipe : changement à venir ». Invitez le groupe de travail concerné puis proposez différents créneaux afin d’avoir la participation de tous.


L’accompagnement de proximité est indispensable dans la réussite du projet de changement. Les membres de votre organisation ont une personne référente sur qui compter et à qui faire part de leurs doutes et questions quant au changement.

4. Former et accompagner

La partie essentielle dans la conduite du changement est la formation. Les membres d’une organisation doivent s’adapter et apprendre de nouvelles compétences, méthodes de travail ou encore comprendre de nouvelles technologies. C’est une étape cruciale pour les personnes pilotes, de la qualité de leur apprentissage et de leur pédagogie dépendra la réussite du projet de changement.

Ekooni propose un grand nombre d’outils simples et intuitifs vous permettant d’organiser votre plan de formation et d’accompagnement.


Dans votre Back-Office Ekooni, créez des modules de formation/aide à partir de notes. Cliquez sur le raccourci « Créer une note » afin de mettre en place votre premier module de formation. Nommez votre module puis ajoutez le contenu souhaité. Vous pouvez y incorporer textes et images. Partagez ensuite votre note/module avec les groupes de personnes concernés. Ces derniers ont la possibilité de vous faire un retour grâce à la fonctionnalité de commentaires.


Via l’application, encouragez les échanges entre les membres grâce à la messagerie instantanée et les notes, le partage d’expérience entre membres d’une même organisation favorise l’apprentissage.

Demandez aux personnes pilotes de faire régulièrement des réunions d’équipes afin de connaître les avancées de chacun ou les difficultés rencontrées.


Dans votre Back-Office Ekooni, rendez-vous dans l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions » pour créer une nouvelle réunion. Appelez votre réunion « Réunion d’équipe : difficultés/avancées liées au changement ». Invitez le groupe de travail concerné puis proposez différents créneaux afin d’avoir la participation de tous.


Annoncez les nouveautés, demandez des retours et avis sur chaque action et modification, soyez au cœur des membres de l’organisation au quotidien et veillez à ce qu’il n’y ait pas d’incompréhension et de doute sur les formations suivies.

5. Faire le point avec les personnes pilotes

Renseignez vous sur l’évolution du projet de changement dans chacun des services/équipes en faisant le point avec les personnes pilotes. Éventuellement, nommez une seconde personne pilote ou changez de personne pilote si le changement n’est pas suivi au sein d’une équipe/d’un service.


Dans votre Back-Office Ekooni, par l’intermédiaire des notes, consultez les personnes pilotes. Cliquez sur le raccourci « Créer une note » afin d’ouvrir un espace d’échange et partagez la avec les personnes pilotes. Si vous le souhaitez, pour des échanges plus personnels, créez des notes individuelles avec chacun d’entre eux.


Au besoin, organisez une réunion avec les personnes pilotes afin d’avoir un retour précis sur le déroulement et la bonne mise en oeuvre des changements dans chacun des services. Cela peut favoriser également le partage d’expérience et des bonnes pratiques facilitant la conduite du changement.


Dans votre Back-Office Ekooni, rendez-vous dans l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions » pour créer une nouvelle réunion. Appelez votre réunion « Réunion avec les personnes pilotes : conduite du changement ». Invitez le groupe « Ambassadeurs du changement » puis proposez différents créneaux afin d’avoir la participation de tous.


Envoyez ensuite le compte-rendu de la réunion à l’ensemble des membres de votre organisation en adressant des messages de félicitations et d’encouragements.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « MARKETING » puis sur « Communiqués » pour rédiger votre rapport qui sera adressé à tous les membres de l’organisation. L’utilisation dans ce cas d’un communiqué permet d’éviter tout retour négatif ou commentaire indésirable. Nommez votre compte-rendu « Projet de changement : évolution au sein des services/équipes ». Invitez ensuite le groupe « Communication interne » puis validez pour envoyer votre communiqué.


Modèle de compte-rendu de la réunion :

Objectif de la réunion : Faire le point avec les personnes pilotes sur la conduite du changement dans chacun des services/équipes.

Date de la réunion :

Liste des participants :

Tierces personnes : (Ajoutez ici les personnes concernées et n’ayant pas participé)

Sujets abordés :

  • Les personnes pilotes du changement ont fait état de
  • Nous félicitons [Complétez ici] pour
  • Nous soulignons les efforts fournis par [Complétez ici] pour

(Précisez ici quel rôle tiendra chacun des collaborateurs à la suite de la réunion)

Date et lieu de la prochaine réunion :

Remarques et commentaires :

6. Identifier les freins et les réfractaires

Le changement peut entraîner peur et crainte au sein d’une organisation telles que la dégradation des conditions de travail, des tâches supplémentaires ou encore un nouveau lieu d’exercice. Ces freins naissent d’une mauvaise communication ou l’absence de communication, d’un accompagnement insuffisant ou tout simplement le fait de ne pas accepter la nouveauté.

Dans ce cas là, il faut réagir rapidement car les freins au changement se répandent comme une traînée de poudre parmi les membres d’une organisation.


Dans votre Back-Office Ekooni, créez des groupes « isolés » avec les réfractaires au changement. Cliquez sur l’onglet « CRM » puis « Groupes ». Nommez le groupe « Hésitants au changement ».


Invitez les à des réunions pour identifier les freins et trouver une solution/suggérer un accompagnement particulier pendant une certaine durée.


Dans votre Back-Office Ekooni, rendez-vous dans l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions » pour créer une nouvelle réunion. Appelez votre réunion « Réunion d’équipe : problèmes rencontrés liés au changement ». Invitez les groupes « Ambassadeurs du changement » et « Hésitants au changement » puis proposez différents créneaux afin d’avoir la participation de tous.


Ecoutez attentivement leur contre-argumentation pendant la réunion, demandez l’intervention des personnes pilotes. Si l’accompagnement et les solutions proposés ne conviennent pas ou sont refusés, proposez un compromis/une contrepartie qui leur soit acceptable pour le futur.

7. Consolider la nouvelle organisation

Une fois les freins au changement traités ou atténués et les changements majoritairement effectués, stabilisez et consolidez votre nouvelle organisation.

Montrez les gains apportés par la nouveauté et votre enthousiasme quant à l’avenir. Impliquez les personnes pilotes dans cette réussite et félicitez l’ensemble des membres de l’organisation.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « MARKETING » puis sur « Communiqués ». Faites un nouveau communiqué en remerciant les efforts de chacun car le projet de changement est un succès et en demandant à tous de respecter les nouveaux process mis en place. Nommez le « Projet de changement : le défi relevé est un succès ». Invitez ensuite le groupe « Communication interne » puis validez pour envoyer votre communiqué.


8. Fixer de nouveaux objectifs après le changement

Comme on dit, il faut battre le fer pendant qu’il est chaud, le changement est l’occasion de fixer de nouveaux objectifs qui plongeront vos membres dans la nouvelle organisation. C’est également un moyen de faire oublier les mécontentements et résistances passés.

Evidemment, ces objectifs doivent être en corrélation avec les nouvelles procédures et méthodes de travail mises en place.

Incitez vos membres à partager leurs expériences à travers le réseau social d’entreprise afin que les compétences, savoirs et savoir-faire soient mutualisés, c’est une façon de soutenir les individus qui auraient mal supporté le changement.