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Comment puis-je suivre efficacement mes équipes commerciales sur le terrain ?

Il est indispensable de trouver le bon équilibre pour suivre efficacement vos équipes commerciales afin que ces derniers se sentent encadrés et accompagnés sans être pour autant intrusif dans leur activité professionnelle quotidienne.

 

1. Rassembler votre équipe

a. Sectorisez vos équipes

En fonction du territoire commercial ou des produits/services vendus par vos commerciaux, vous êtes en mesure de former des équipes et les rassembler par groupe dans votre CRM pour ainsi faciliter la communication. Cela est d’autant plus important si votre force de vente est constituée d’un grand nombre d’individus.


Dans votre Back-Office Ekooni, vous allez créez des groupes d’équipes commerciales.

Formez des groupes de collaborateurs/contacts dans l’onglet « CRM » puis « Groupes » que vous pouvez appeler « Région Nord-Ouest », « Région Sud-Ouest »,… par exemple.

Faites autant de groupes que de zones géographiques commerciales, produits, services… Vous n’êtes pas limités en nombre.

Si votre force de vente est composée de responsables d’équipes, créez un ou plusieurs groupes dédiés.


b. Organisez une réunion générale avec l’ensemble de vos équipes

Avant toute prospection sur le terrain, faites un point avec vos équipes commerciales, de manière hebdomadaire, physiquement si possible, et journalière via vos outils collaboratifs. Une réunion est l’occasion d’échanger sur la stratégie commerciale à tenir et de fixer les objectifs de ventes sur la semaine/mois/année.


Dans votre Back-Office Ekooni, rendez-vous dans l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions » pour créer une nouvelle réunion que vous pouvez appeler « Réunion avec la direction commerciale », invitez le ou les groupes précédemment créés puis proposez différents créneaux afin d’avoir la participation du plus grand nombre.


Si le nombre de votre force de vente est trop important pour organiser une réunion, invitez les responsables d’équipes et à leur tour, ils feront le nécessaire pour organiser une réunion avec leurs équipes respectives dans le but de présenter les objectifs fixés en amont.

c. Envoyez le rapport de la réunion avec les objectifs fixés


Dans votre Back-Office Ekooni, rédigez un rapport que vous communiquerez à l’ensemble des commerciaux en cliquant sur « Créer une note ». Nommez votre rapport « Compte-rendu de la réunion avec la direction commerciale ». Enfin partagez le rapport avec les groupes constitués plus haut à l’aide de l’option d’ajout de groupes.


Modèle de compte-rendu de la réunion :

Objectif de la réunion : Présentation de la stratégie commerciale. Définition des objectifs de vente.

Date de la réunion :

Liste des participants :

Tierces personnes : (Ajoutez ici les personnes concernées et n’ayant pas participé)

Sujets abordés :

  • La stratégie commerciale présentée est la suivante
  • Les objectifs de vente fixés sont

Date et lieu de la prochaine réunion :.

Remarques et commentaires :

 

2. Équiper votre force de vente des bons outils à la fois au bureau et sur le terrain

a. Un matériel supportant les dernières technologies

Votre équipe commerciale est le premier contact de vos prospects, elle est l’image de votre société, c’est pourquoi il est essentiel qu’elle soit dotée d’un matériel irréprochable pour augmenter les chances de réussir un rendez-vous et/ou une présentation. Le choix des téléphones mobiles/smartphones et tablettes est primordial, ces supports mobiles doivent être compatibles avec les dernières technologies, surtout si votre domaine d’activité est proche des métiers du digital ou de l’informatique. Un bon matériel vous apporte davantage de crédibilité aux yeux de vos prospects/clients.

b. Des supports numériques pour une présentation efficace

Fini les présentations via catalogues papiers ou classeurs, les nouveaux outils d’aide à la vente tiennent désormais dans la main. Utilisez un CRM qui permettra à vos commerciaux de préparer efficacement leurs rendez-vous sans oublier un seul document le jour venu. Une plaquette commerciale numérisée, un argumentaire de vente sur tablette… sont autant de possibilités à privilégier à l’heure actuelle. Une application pratique et perpétuellement actualisée stockant l’ensemble de ces outils est sans aucun doute la meilleure solution.


Dans votre Back-Office Ekooni, vous possédez différents outils d’aide à la vente dans « MARKETING ».

Par exemple, l’onglet « Plaquette » contient la présentation commerciale de votre organisation.

L’onglet « Actualités » communique sur les dernières nouveautés liées à votre organisation tandis que l’onglet « Réalisations » est la vitrine de votre organisation, prouvant son savoir-faire.

L’onglet « Vidéos » vous permettra de diffuser la vidéo commerciale de votre organisation lors d’une présentation.

Tous ces outils et bien d’autres sont disponibles dans l’application mobile EKOONI.


 

3. Préparer les journées de prospection des commerciaux

a. Réunion d’équipe hebdomadaire

Pour encadrer de manière optimale vos commerciaux et les aider à atteindre leurs objectifs, chacun des responsables d’équipes doit être présent et à l’écoute. La meilleure solution dans ce cas est d’aller à leur rencontre en organisant des réunions (ces réunions peuvent intervenir en début ou fin de semaine).

Au cours de celles-ci, il sera important d’établir le planning de la semaine et définir les objectifs de vente individuellement/par équipe avant d’envoyer à l’ensemble le rapport de la réunion.


Dans votre Back-Office Ekooni, rendez-vous dans l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions » pour créer une nouvelle réunion que vous pouvez appeler « Réunion d’équipe hebdomadaire », invitez le groupe de commerciaux en question et fixez différents créneaux afin d’avoir la présence de tous.Si vos responsables d’équipes sont ajoutés en tant que collaborateurs, ils peuvent le faire eux-mêmes à partir du Back-Office Ekooni ou de l’application mobile.


Si toutefois le temps vous manque pour organiser une réunion, ou si votre équipe est dispersée/occupée, échangez à distance via vos outils collaboratifs.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « Créer une note » qui sera collective, que vous pouvez appeler « Point d’équipe hebdomadaire », donnez l’ordre du jour dans la description de votre note afin d’animer les débats, puis invitez le groupe de commerciaux en question.Si vos responsables d’équipes sont ajoutés en tant que collaborateurs, ils peuvent le faire eux-mêmes à partir du Back-Office Ekooni ou de l’application mobile. Grâce à la fonction Commentaires, et si vos collaborateurs possèdent la version pro, ils pourront participer au débat et échanger sur la note que vous venez de créer.


b. Envoyez le rapport de la réunion avec les objectifs fixés individuellement/par équipe


Dans votre Back-Office Ekooni, rédigez un rapport que vous communiquerez à l’ensemble des commerciaux en cliquant sur « Créer une note ». Nommez votre rapport « Compte-rendu de la réunion d’équipe hebdomadaire ». Enfin partagez le rapport avec le groupe de commerciaux concerné à l’aide de l’option d’ajout de groupes.


Modèle de compte-rendu de la réunion :

Objectif de la réunion : Accompagnement dans l’organisation du planning. Définition des objectifs individuels de vente.

Date de la réunion :

Liste des participants :

Tierces personnes : (Ajoutez ici les personnes concernées et n’ayant pas participé)

Sujets abordés :

  • Les objectifs de vente hebdomadaires fixés sont

Date et lieu de la prochaine réunion :.

Remarques et commentaires :

c. Organiser les journées de prospection pour la semaine

Grâce aux instructions reçues et objectifs fixés, vos commerciaux sont en mesure de mener leur prospection dans les meilleures conditions possibles.

Dans un premier temps, votre équipe commerciale peut contacter les prospects par mail/téléphone/messagerie instantanée grâce à leur CRM de poche.


Dans votre Back-Office Ekooni, si le prospect n’existe pas encore, cliquez sur « Créer un contact » pour ajouter ses coordonnées. L’ensemble de l’équipe commerciale sera en mesure par la suite d’interagir avec lui directement à partir du Back-Office en créant des communiqués ou des notes.


Dans un second temps, les commerciaux ou leurs assistants peuvent organiser leur tournée en fixant des rendez-vous à partir des outils marketing.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « Créer un événement » pour fixer un rendez-vous avec un prospect. Appelez le « Rendez-vous commercial Société [Complétez avec le nom de la société] ». Choisissez le lieu et l’horaire. Invitez votre prospect.


Enfin il leur est possible de consulter la réponse de leurs prospects ou les relancer si ces derniers n’ont pas encore répondu.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « MARKETING » puis sur « Événements ». Cliquez sur l’aperçu du rendez-vous pour vérifier si le prospect a accepté votre invitation ou commenté. Si votre invitation est restée sans réponse, utilisez vos outils pour le relancer.


Vos commerciaux sont enfin prêts pour leur semaine de prospection, ils peuvent suivre l’évolution de leur planning à partir de leur CRM de poche.

 

4. Du bureau au terrain

Un partage d’informations efficace et instantané

Les outils utilisés au bureau doivent également être accessibles lorsque vos commerciaux sont en déplacement car la prospection sur le terrain occupe une très grande majorité de leur temps de travail. Une application mobile regroupant l’ensemble de leurs outils et permettant un partage d’informations de manière instantanée avec le reste de leur équipe, notamment les assistants commerciaux, est indispensable.


Dans votre Back-Office Ekooni, les assistants commerciaux ont la possibilité de suivre les commerciaux dans leurs déplacements. A la moindre demande d’un commercial, vous pouvez lui transmettre tout type de document. Pour cela cliquez sur « Créer une note » ou rendez-vous dans « COLLABORATIF » puis dans « Notes ». Ajoutez ensuite en pièce jointe le document demandé puis choisissez à qui l’envoyer. Ce dernier reçoit instantanément la note avec le document en pièce jointe qu’il peut consulter à partir de son application mobile.


Un rendez-vous interactif

Pendant un entretien, se concentrer sur le développement de la relation commerciale en mettant en avant l’humain est la priorité. Ne perdez pas de temps avec la présentation de votre organisation. Soyez à l’écoute de votre prospect et animez avec les bons outils votre rendez-vous.

L’application mobile Ekooni regroupe des outils marketing tels que la plaquette commerciale de votre organisation, des vidéos, les actualités et réalisations liées à votre activité… autant d’arguments commerciaux à présenter à votre prospect.

N’oubliez pas d’échanger votre carte de visite virtuelle. L’application Ekooni dispose d’un système de scan de QR Code/carte de visite physique qui ajoute directement dans votre CRM toutes les informations sur votre prospect.

Un suivi permanent et une base de données actualisée

Les rapports journaliers sont importants pour garder motivées les équipes commerciales. Faites un compte-rendu chaque jour pour tous les commerciaux. Saluez les meilleures performances de la journée/de la veille, dans un tableau par exemple. Mettre à jour ces performances au fur et à mesure de la journée pour créer une compétition bénéfique entre les commerciaux qui ont pour but de rester en tête du classement. Attention, affichez différents critères de réussite pour ne pas décourager les efforts des uns et des autres.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « Créer une note » que vous pouvez appeler « Suivi des performances de la journée ». Créez un tableau ou définissez une autre forme pour présenter les statistiques de la journée de vos commerciaux. Partagez ensuite la note avec l’ensemble de l’équipe commerciale. Revenez en cours de journée pour mettre à jour votre note, l’équipe recevra une notification pour les prévenir des modifications.


Avec Ekooni, vous pouvez également voir en temps réel quel prospect est ajouté et par quel commercial. Vous permettant ainsi de le classer dans votre CRM et de commencer votre communication.

 

5. Demander un retour/rapport à chaque fin de prospection/rendez-vous

Afin de réaliser un reporting quotidien, vous avez besoin des retours de l’ensemble des équipes commerciales. C’est pourquoi il est primordial de leur demander un rapport à la fin de chaque rendez-vous ou en fin de journée. Ce reporting permettra de réajuster votre stratégie commerciale en cours de semaine et constater les forces et faiblesses de celle-ci.

Les commerciaux possédant la version pro d’Ekooni peuvent à partir de l’application, rédigez un compte-rendu/note sur un prospect juste après leur rendez-vous et le partager avec le reste de l’équipe.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « Créer une note » à laquelle vous pouvez donner le nom de votre client/prospect pour faciliter par la suite la recherche dans la base de données. Synthétisez l’ensemble des informations collectées lors du rendez-vous commercial et partagez la note avec votre équipe. Si nécessaire, joignez un devis signé ou tout type de document commercial.


 

6. Former vos équipes commerciales grâce à votre réseau social d’entreprise

L’accompagnement de vos équipes passe par la formation, c’est un excellent moyen pour garder vos équipes motivées. Les outils et les techniques de vente évoluent et s’adaptent aux prospects de plus en plus exigeants. Développer les compétences commerciales de vos équipes est indispensable.

A partir de votre réseau social d’entreprise, vous allez être capables de fournir à votre force de vente les bonnes méthodes pour qu’elle puisse se former.


Incitez la formation entre les salariés tout en gardant un œil vigilant sur les pratiques et procédés à respecter. Créez une synergie entre vos commerciaux en leur demandant de rédiger des sujets sur les meilleurs conseils, de partager leurs techniques de ventes les plus efficaces, ou même encore proposez leur de partager les prospects afin de favoriser les échanges et la communication transversale.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « Créer une note ». Dans la description, ajoutez un argumentaire de vente, une nouvelle méthode de vente, les bonnes pratiques pendant un rendez-vous commercial, une vidéo pédagogique ou tout autre outil/information susceptible d’améliorer les compétences des commerciaux. Vous pouvez aussi joindre un nouveau support de vente ou document dédié à la formation en pièce jointe. Choisissez un titre à votre nouveau « module » de formation. Partagez la avec l’ensemble de vos collègues/collaborateurs.


Laissez vos commerciaux créer des sessions d’entrainement à la vente (réunions improvisées, repas, team building sur le terrain).


Dans votre Back-Office Ekooni, les individus ajoutés en tant que collaborateurs peuvent créer des réunions ou événements. Cliquez sur « Créer un événement » ou cliquez sur « COLLABORATIF » puis « Réunions ». Donnez un titre et une description à votre événement, définissez un lieu et une date, puis invitez vos collègues/collaborateurs.