Skip links

Trouvez de nouveaux prospects en organisant une soirée événement

Un événement est par définition quelque chose de ponctuel et survenant à un moment précis. Il est donc indispensable de lui accorder la meilleure organisation possible pour que le jour J, tout se déroule parfaitement. Faites de la création de cet événement un travail d’équipe, c’est l’occasion de trouver de nouvelles idées collaboratives et de fédérer tout le monde autour d’un projet commun.

L’organisation d’un événement comporte de nombreux enjeux, il doit répondre à différentes questions. Ces questions doivent être traitées en amont et pour cela vous allez créer des réunions afin d’y répondre dans un ordre logique.

 

Avant l’événement

 

Première réunion

      1. Fixez une date et un lieu approprié pour l’événement
      2. Définissez quel est l’objectif de l’événement
      3. Envoyez le rapport de la réunion avec au minimum les KPI décidés grâce aux notes

Dans votre Back-Office Ekooni, vous allez tout d’abord décider qui seront les parties prenantes dans l’organisation de l’événement.

Formez un groupe de collaborateurs/contacts dans l’onglet « CRM » puis « Groupes » que vous pouvez appeler « Organisation de la soirée événement ».

Rendez-vous ensuite dans l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions » pour créer une nouvelle réunion, invitez le groupe de travail précédemment créé puis proposez différents créneaux afin d’avoir la participation du plus grand nombre.

Demandez au groupe de travail d’anticiper la réunion en réfléchissant aux sujets qui seront à l’ordre du jour.


1. Fixez une date et un lieu approprié pour l’événement

2. Définissez quel est l’objectif de l’événement

      • Quels sont les KPI OU ICP (Indicateurs clés de performance) pour mesurer la réussite de cet événement ?

Vous pouvez identifier le nombre de participants à votre événement sur le nombre d’invités total, évaluer la satisfaction des personnes présentes quant à la soirée ou encore le nombre de nouveaux contacts obtenu durant l’événement.

      • Plutôt commercial/ventes ou image de marque ?

L’événement peut être l’occasion de vendre un nouveau produit ou d’augmenter votre chiffre d’affaires à la suite de l’événement. Ou vous pouvez utiliser un événement pour marquer les esprits et gagner l’intérêt de vos invités.

3. Envoyez le rapport de la réunion avec au minimum les KPI décidés grâce aux notes


Dans votre Back-Office Ekooni, rédigez un rapport que vous communiquerez à l’ensemble des collaborateurs en cliquant sur « Créer une note ». Nommez votre rapport « Compte-rendu de la première réunion pour l’organisation de la soirée événement ». Enfin partagez le rapport avec votre groupe de travail constitué plus haut à l’aide de l’option d’ajout de groupes.


Modèle de compte-rendu de la première réunion :

Objectif de la réunion : Choix du lieu et de la date de l’événement. Définition de l’objectif de l’événement.

Date de la réunion :

Liste des participants :

Tierces personnes : (Ajoutez ici les personnes concernées et n’ayant pas participé)

Sujets abordés :

  • L’événement aura lieu le
  • L’événement prendra place à/au
  • Les ICP (Indicateurs clés de performance) de l’événement seront
  • L’événement aura pour but de

(Précisez ici quel rôle tiendra chacun des collaborateurs à la suite de la réunion)

Date et lieu de la prochaine réunion :

Vous recevrez également une invitation à la prochaine réunion, merci d’y répondre au plus vite.

Remarques et commentaires :

 

Seconde réunion

      1. Définissez le profil des invités
      2. Réfléchissez au contenu de votre événement
      3. Calculez le budget nécessaire
      4. Envoyez le rapport de réunion et pour travailler de manière collaborative, demandez à chacun de vous fournir une liste de contacts de potentiels participants dans une note que vous allez créer à cet effet
      5. Créez un groupe dédié pour les futurs invités
      6. Entrez les contacts reçus dans votre Back-Office ou demandez à vos collaborateurs d’entrer directement leurs contacts dans le CRM et de les ajouter dans le groupe dédié

Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions », créez une seconde réunion en invitant le groupe « Organisation de la soirée événement ». Vous êtes libres d’ajouter de nouveaux collaborateurs qui participeront à la réunion, soit en les ajoutant au groupe de travail, soit en les ajoutant individuellement dans la page de création de réunion.


1. Définissez le profil des invités

      • Quels profils inviter ?

En fonction de l’objectif de votre événement et de la capacité d’accueil du lieu, établissez une limite au nombre de personnes à inviter en prévoyant les personnes susceptibles de venir accompagnées

Les invités doivent se sentir privilégiés, commencez dès maintenant à penser aux contacts/invités avec lesquels vous entretenez les meilleures relations à qui vous adresserez un message personnalisé lorsque vous enverrez vos invitations.

Pensez à définir une liste d’invités qui participeront au succès de votre événement et véhiculeront votre image de marque (ambassadeurs, intervenants, invités spéciaux, etc.).

2. Réfléchissez au contenu de votre événement

      • Qu’allez-vous présenter durant l’événement ?

Adaptez le contenu de votre événement à votre audience, à la plage horaire disponible et en accord avec le lieu qui a été choisi.

      • Avez-vous une offre spéciale pour les participants ?

Proposez des avantages ou des offres réservées uniquement aux participants de l’événement. Annoncez la présence de surprise pour susciter l’intérêt. Ces éléments augmenteront indéniablement le taux de participation à votre événement.

3. Calculez le budget nécessaire

      • Quel budget ?

Vous pouvez prévoir le budget qui sera requis pour l’organisation de l’événement grâce aux points abordés au cours des deux premières réunions.

4. Envoyez le rapport de la réunion et pour travailler de manière collaborative, demandez à chacun d’ajouter et de préparer une liste de contacts de potentiels participants dans une note que vous allez créer à cet effet


Dans votre Back-Office Ekooni, rédigez un rapport que vous communiquerez à l’ensemble des collaborateurs en cliquant sur « Créer une note ». Nommez votre rapport « Compte-rendu de la seconde réunion pour l’organisation de la soirée événement ». Enfin partagez le rapport avec votre groupe de travail constitué plus haut à l’aide de l’option d’ajout de groupes.


Modèle de compte-rendu de la seconde réunion :

Objectif de la réunion : Choix du profil des invités. Définition du contenu de l’événement. Définition du budget de l’événement.

Date de la réunion :

Liste des participants :

Tierces personnes : (Ajoutez ici les personnes concernées et n’ayant pas participé)

Sujets abordés :

  • Les invités seront constitués de
  • Le programme de l’événement sera
  • Tous les participants à l’événement profiteront de
  • Le budget fixé s’élève à

(Précisez ici quel rôle tiendra chacun des collaborateurs à la suite de la réunion)

Date et lieu de la prochaine réunion :

Vous recevrez également une invitation à la prochaine réunion, merci d’y répondre au plus vite.

Remarques et commentaires : Afin de dresser la liste des invités, merci de faire suivre via la note « Liste potentielle des invités », qui va être créée, l’ensemble de vos contacts qui participeront potentiellement à l’événement.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « Créer une note ». Nommez la « Liste potentielle des invités ». Partagez la avec votre groupe de travail constitué plus haut à l’aide de l’option d’ajout de groupes et demandez leur de vous fournir les coordonnées des invités via la fonction « Commentaires ».


5. Créez un groupe dédié pour les futurs invités (Ex: Invités soirée 31 juin)


Dans votre Back-Office Ekooni, allez dans l’onglet « CRM » puis « Groupes »,  préparez le groupe des invités que vous nommerez « Invités soirée événement ». Vous pouvez également créer d’autres groupes pour personnaliser l’invitation et le message qui leur seront adressés, par exemple « Invités VIP soirée événement ».


6. Entrez les contacts reçus dans votre Back-Office ou demandez à vos collaborateurs d’entrer directement leurs contacts dans le CRM et de les classer dans le groupe dédié


Dans votre Back-Office Ekooni, consultez les commentaires reçus sur la note « Liste potentielle des invités » puis ajoutez les contacts cités au groupe créé plus haut. Si vous avez accordé un accès administrateur à vos collaborateurs, vous pouvez leur demander d’ajouter eux-mêmes les contacts au groupe dédié.


 

Troisième réunion

      1. Déterminez le format, la forme et le contenu des invitations
      2. Envoyez le rapport de réunion, publiez vos idées de modèles en notes et demandez les retours en commentaires à vos collaborateurs
      3. Créez les invitations (textes et visuels)

Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions », créez une troisième réunion en invitant le groupe « Organisation de la soirée événement ». Vous êtes libres d’ajouter de nouveaux collaborateurs qui participeront à la réunion, soit en les ajoutant au groupe de travail, soit en les ajoutant individuellement dans la page de création de réunion.


1. Déterminez le format, la forme et le contenu des invitations

Établir la charte graphique à respecter et la ligne conductrice à suivre pour la création des invitations.

2. Envoyez le rapport de la réunion, publiez vos idées de modèles en notes et demandez les retours en commentaires à vos collaborateurs


Dans votre Back-Office Ekooni, rédigez un rapport que vous communiquerez à l’ensemble des collaborateurs en cliquant sur « Créer une note ». Nommez votre rapport « Compte-rendu de la troisième réunion pour l’organisation de la soirée événement ». Enfin partagez le rapport avec votre groupe de travail constitué plus haut à l’aide de l’option d’ajout de groupes.


Modèle de compte-rendu de la troisième réunion :

Objectif de la réunion : Définition de la charte graphique pour la création des invitations.

Date de la réunion :

Liste des participants :

Tierces personnes : (Ajoutez ici les personnes concernées et n’ayant pas participé)

Sujets abordés :

  • La charte graphique fixée est
  • Le contenu et le texte devront respecter le style et le ton suivant

(Précisez ici quel rôle tiendra chacun des collaborateurs à la suite de la réunion)

Date et lieu de la prochaine réunion :

Vous recevrez également une invitation à la prochaine réunion, merci d’y répondre au plus vite.

Remarques et commentaires : Afin de créer les invitations, merci d’envoyer via la note « Idées pour la création des invitations », qui va être partagée, vos idées graphiques et de contenu.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « Créer une note ». Nommez la « Idées pour la création des invitations ». Partagez la avec votre groupe de travail constitué plus haut à l’aide de l’option d’ajout de groupes et demandez leur de vous fournir les textes et visuels imaginés via la fonction « Commentaires ».


3. Créez les invitations (textes et visuels)


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « Créer une note ». Nommez la « Modèle d’invitation définitif ». Partagez la avec votre groupe de travail constitué plus haut à l’aide de l’option d’ajout de groupes pour leur présenter le modèle qui a été retenu.


 

Quatrième réunion

      1. Validez l’ensemble définitivement et revoir le programme de la soirée
      2. Envoyez le rapport de la réunion avec le programme de la soirée « timée »

Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur l’onglet « COLLABORATIF » puis « Réunions », créez une quatrième réunion en invitant le groupe « Organisation de la soirée événement ». Vous êtes libres d’ajouter de nouveaux collaborateurs qui participeront à la réunion, soit en les ajoutant au groupe de travail, soit en les ajoutant individuellement dans la page de création de réunion.


1. Validez l’ensemble définitivement et revoir le programme de la soirée

Récapitulez et passez en revue tous les éléments qui ont été à l’ordre du jour des précédentes réunions afin de les valider définitivement.

Reprenez le programme de la soirée pour voir si l’ensemble est cohérent et réalisable.

2. Envoyez le rapport de la réunion avec le programme de la soirée « timée »


Dans votre Back-Office Ekooni, rédigez un rapport que vous communiquerez à l’ensemble des collaborateurs en cliquant sur « Créer une note ». Nommez votre rapport « Compte-rendu de la troisième réunion pour l’organisation de la soirée événement ». Enfin partagez le rapport avec votre groupe de travail constitué plus haut à l’aide de l’option d’ajout de groupes.


Modèle de compte-rendu de la quatrième réunion :

Objectif de la réunion : Validation de tous les éléments liés à la soirée événement. Validation du programme de la soirée événement.

Date de la réunion :

Liste des participants :

Tierces personnes : (Ajoutez ici les personnes concernées et n’ayant pas participé)

Sujets abordés :

  • Les étapes et éléments suivants ont été validés
  • Il y aura au programme de la soirée événement

(Précisez ici quel rôle tiendra chacun des collaborateurs à la suite de la réunion)

Remarques et commentaires : Les invitations seront envoyées prochainement aux groupes dédiés et l’information sera relayée sur les réseaux.

 

Suite à la dernière réunion

  1. Créez l’événement et invitez les groupes de prospects déterminés
  2. Publiez votre invitation visuelle sur les réseaux sociaux Linkedin, Ekooni et autres
  3. Relancez vos prospects indispensables à la réussite de votre événement

1. Créez l’événement et invitez les groupes de prospects déterminés


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur le raccourci « Créer un événement » dans les onglets de droite. Nommez votre événement par exemple « Soirée Evénement du (Complétez ici) ». Indiquez la date et le lieu. Dans le contenu, précisez le thème de la soirée et rédigez un texte accrocheur. Joignez en image ou en fichier simple l’invitation créée auparavant. Terminez par l’ajout du ou des groupes dédiés avant de valider. Les invitations sont désormais envoyées à vos contacts qui reçoivent une notification.


Invitez manuellement des prospects supplémentaires en les qualifiant sur Linkedin ou autres réseaux.

Relancez vos anciens prospects ou vos clients s’ils sont concernés par l’offre ou proposez-leur de venir accompagné.

2. Publiez votre invitation visuelle sur les réseaux sociaux Linkedin, Ekooni et autres

Pensez à relayer sur tous les réseaux le visuel de votre invitation afin de donner de l’ampleur à votre événement et toucher les invités qui n’auraient pas encore consulté votre invitation.

3. Relancez vos prospects indispensables à la réussite de votre événement


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « CRM » puis sur « Groupes ». Créez un nouveau groupe formé des invités qui n’ont pas donné de réponse. Appelez le groupe « Relance invités en attente de réponse ». Créez ensuite un communiqué via « MARKETING » puis « Communiqués ». Nommez votre communiqué « Votre invitation vous attend toujours » par exemple. Créez une phrase d’accroche pour susciter l’envie de participer à votre événement dans le contenu du communiqué. Ajoutez le groupe précédemment constitué puis validez pour envoyer votre relance.


Appelez les prospects les plus importants pour les relancer si vous n’avez pas reçu leurs réponses en ligne.

Vous pouvez également les joindre via la fonction de tchat disponible dans l’application.

 

Pendant l’événement

Durant l’événement, soyez proactif et exploitez votre CRM de poche pour garantir sa réussite.

  1. Vérifiez la présence de vos invités
  2. Agrandissez votre réseau
  3. Préparez le « post-événement »

1. Vérifiez la présence de vos invités

Si vos prospects les plus importants ou vos intervenants/ambassadeurs manquent à l’appel, consultez votre CRM de poche pour chercher leurs coordonnées et les appeler. Regardez les commentaires de l’événement si jamais une personne prévient d’un retard ou a besoin d’une information complémentaire afin de garantir la satisfaction de l’ensemble de vos invités.

2. Agrandissez votre réseau

Diffusez en fond les vidéos de votre entreprise pour plus de dynamisme et/ou affichez vos dernières réalisations / réussites.

Récupérez les cartes de visite et présentez votre QRcode de carte de visite virtuelle pour que vos contacts vous suivent sur Ekooni.

3. Préparez le « post-événement »

Pensez à prendre des photos de l’événement, qui vous serviront par la suite dans vos outils marketing, et à demander à vos invités ce qu’ils pensent de l’événement, n’hésitez pas à leur demander de vous faire un retour directement sur la page de l’événement via les commentaires.

Après l’événement

  1. Envoyez un rapport sur l’événement passé
  2. Organisez vos nouveaux contacts dans votre CRM
  3. Fidélisez l’ensemble des participants
  4. Préparez dès maintenant le futur événement

1. Envoyez un rapport sur l’événement passé

Envoyez un rapport sur l’événement à votre équipe et demandez à chacun les réussites et les améliorations possibles pour le prochain événement :

  • Nombre d’invités
  • Nombre de participants
  • Le pourcentage d’intérêt commercial
  • Chiffre d’affaires réalisé durant la soirée
  • Etc.

Dans votre Back-Office Ekooni, rédigez un rapport que vous communiquerez à l’ensemble des collaborateurs en cliquant sur « Créer une note ». Nommez votre rapport « Compte-rendu de la soirée événement ». Dans le contenu de la note, demandez un retour sur d’éventuels axes d’améliorations et les réussites de l’événement. Enfin partagez le rapport avec votre groupe de travail constitué plus haut.


2. Organisez vos nouveaux contacts dans votre CRM

Classez les prospects chauds dans un nouveau groupe afin de les relancer au plus tôt.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « CRM » puis sur « Groupes ». Créez un nouveau groupe formé des nouveaux contacts/prospects. Appelez le groupe « Nouveaux contacts/Prospects chauds soirée événement ».


Attribuez les à l’un de vos collaborateurs pour le suivi.

3. Fidélisez l’ensemble des participants

Pour entretenir une relation commerciale durable avec vos clients et nouveaux prospects, envoyez un email de remerciement aux participants.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « CRM » puis sur « Groupes ». Créez un nouveau groupe formé des invités qui ont participé à votre événement. Appelez le groupe « Participants soirée événement ». Créez ensuite un communiqué via « MARKETING » puis « Communiqués ». Nommez par exemple votre communiqué « Merci, votre présence fut indispensable pour la réussite de la soirée ». Ajoutez les groupes « Participants soirée événement » et « Nouveaux contacts/Prospects chauds soirée événement » puis validez pour envoyer le communiqué. N’hésitez pas à créer un communiqué différent pour chaque groupe afin de leur adresser un message personnalisé.


Via votre email de remerciement, invitez-les à vous suivre sur Ekooni pour recevoir les prochaines offres et invitations.

Publiez des photos de l’événement sur Ekooni, Linkedin et autres et invitez vos followers à s’inscrire à votre newsletter ou à votre page Ekooni pour recevoir les prochaines invitations.


Dans votre Back-Office Ekooni, cliquez sur « MARKETING » puis sur « Actualités ». Ajoutez une nouvelle actualité que vous pouvez appeler « Soirée Evénement, en images ». Insérez l’ensemble de vos photos prises pendant l’événement, directement dans le contenu de votre actualité avant de valider. Les photos sont désormais consultables par l’ensemble de vos contacts.


4. Préparez dès maintenant le futur événement

Exploitez les témoignages des participants pour vos prochaines invitations et écoutez le retour de vos collaborateurs dans l’optique de toujours créer un événement meilleur que le précédent.


Dans votre Back-Office Ekooni, rendez-vous dans « MARKETING » puis dans « Événements ». Cliquez sur le bouton permettant d’afficher l’aperçu situé dans la colonne « Actions ». Cliquez enfin sur « Commentaires » pour découvrir les commentaires de l’ensemble des invités. Il est également possible d’exporter la liste des participants au format .xlsx dans l’aperçu de l’événement en cliquant sur « Exporter la liste des participants ».